Consejos y herramientas para dominar la vida remota

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¿Eres uno de los millones de trabajadores que recientemente se lanzaron de cabeza al trabajo remoto desde casa? Bienvenido a la tripulación.

Hay algunas categorías en las que puede caer cuando comienza. Algunas personas descubren que fueron hechas totalmente para trabajo remoto. Algunos tienen muchas cosas a las que necesitan acostumbrarse. Y hay otra categoría de personas que sienten que trabajar de forma remota es la anarquía completa y el caos.

Pero la buena noticia es: incluso si está en el último grupo, hay muchos consejos, herramientas y recursos para ayudarlo a ponerse al día lo más rápido posible.

En este artículo, repasaremos algunos consejos y trucos sobre cómo trabajar sin problemas con su equipo mientras nos aseguramos de que se mantenga productivo y cómodo. También obtendrá información sobre algunas de las mejores herramientas de colaboración para equipos y trabajadores remotos.

¿Listo para ser productivo? Hagámoslo.

5 claves para el éxito al trabajar de forma remota

Ya sea que sea completamente nuevo en el trabajo remoto desde su hogar o que tenga algún nivel de experiencia, siempre hay margen de mejora. Aquí hay cinco cosas que debe abordar para asegurarse de que se está preparando a sí mismo y a su equipo para obtener el máximo rendimiento y la mínima locura.

1. Comunícate en exceso hasta que encuentres tu flujo.

Cuando se sumerja por primera vez en el trabajo remoto desde su hogar, habrá muchas cosas que deben aclararse, especialmente si hay varias personas que necesitan encontrar un flujo grupal además de encontrar su propio flujo personal.

Y, por supuesto, surgirán nuevas necesidades que nunca antes había esperado.

¿No está seguro de quién enviará el correo electrónico de recapitulación de la reunión? Pregúntale a tu equipo. ¿Tiene algún problema para configurar el nuevo software de gestión de proyectos? Consigue ayuda. Temeroso de que una brecha en las clases virtuales de sus hijos interrumpa esas grandes 2 p.m. ¿reunión? Dígale a su jefe e intenten encontrar una solución juntos.

Puedo garantizarle personalmente que tendrá más problemas de los que puede predecir. Pero cuando sea lo más proactivo posible, estará en una posición mucho mejor para manejar las cosas con calma y asegurarse de que todo salga bien.

 

2. Use “libros de jugadas” para mantener a todos en la misma página.

A medida que empiece a usar nuevas herramientas y cree nuevas formas de hacer las cosas, documente en “libros de jugadas”. Escriba todo en un lugar al que todos los miembros del equipo puedan acceder fácilmente. Esto puede estar en su elegante plataforma de gestión de proyectos o algo gratis y simple como un documento de Google Drive o una hoja de cálculo.

Cuando todo está claro en sus libros de jugadas, usted y su equipo pueden ser proactivos en lugar de reactivos. Esto significa la máxima eficiencia, en lugar de seguir constantemente los mismos pasos frenéticos de preguntar y esperar a que se resuelvan las cosas.

Cree tantos libros de jugadas como necesite y documente la mayor cantidad posible, incluyendo:

  • La persona o rol que maneja tipos específicos de tareas, proyectos y problemas.
  • Instrucciones paso a paso sobre cómo se completan, entregan e informan las tareas y proyectos
  • Qué hacer cuando surgen ciertos problemas (documente cada problema a medida que lo identifica y aborde internamente)
  • El protocolo para abordar problemas urgentes, como problemas tecnológicos

No tiene que ser muy estricto al implementar todo en la T, pero tener todo expuesto con detalles claros ayudará a aquellos que lo necesitan cuando lo necesitan.

3. Concéntrese en lograr los objetivos.

Todos necesitarán encontrar su propio ritmo mientras aprenden a dominar el trabajo remoto desde casa. Eso significa que, naturalmente, todos variarán en la forma en que hacen las cosas y cuánto tiempo pasan en ciertas tareas.

Si está administrando un equipo (o incluso solo administrándose usted mismo), concéntrese en los objetivos finales y no tanto en el camino que se ha tomado para llegar a esos objetivos.

Esto deja margen de maniobra a la hora de descubrir qué funciona mejor para cada persona. Puede parecer que las cosas van más lento al principio, pero todos prosperarán con diferentes técnicas y hábitos. Dejar que las personas descubran su propio camino es, en última instancia, la mejor manera de aumentar la eficiencia y la productividad a largo plazo.

Por supuesto, querrá asegurarse de que las personas sigan los libros de jugadas cuando los tenga, pero deje un margen de maniobra para acomodar a diferentes personalidades.

En la mayoría de las empresas, una parte del día se convierte en tiempo de “refrigeración por agua”, o tiempo dedicado a socializar fuera del trabajo. eDe hecho, el refrigerador de agua es un lugar sagrado donde los compañeros de trabajo pueden conversar, reír y obtener un descanso mental rápido de las listas de tareas del día.

Si socializar con tus compañeros de trabajo es algo que realmente disfrutas (y no solo algo que te obligan a soportar), trata de asegurarte de que sigas teniendo ese tiempo de trabajo en equipo con ellos. Por ejemplo, uno de mis clientes virtuales creó un canal Slack llamado “Watercooler” donde todos chateamos, compartimos artículos y memes, y otras cosas que definitivamente no forman parte de nuestra descripción de trabajo.

Esto nos ayuda a mantener nuestro sentido de camaradería y nos asegura que podemos distraernos del trabajo de vez en cuando cuando queremos un poco de interacción social.

Incluso puede considerar tener una hora feliz virtual donde todos traigan una bebida y se pongan al día a través de una herramienta de videoconferencia como Zoom o Skype. Por supuesto, usa tu juicio aquí. No todos los lugares de trabajo son apropiados para un mezclador de alcohol.

 

5. Presta atención a tu espacio de trabajo.

Su espacio de trabajo puede ser simultáneamente una de las desventajas y beneficios de trabajar de forma remota. Puede ser increíble cuando su viaje cambia de un viaje en automóvil o tren de 20 minutos a una caminata de 20 segundos desde su cama hasta su escritorio.

Pero si nunca antes ha trabajado desde casa, es posible que no tenga todo el equipo que necesita para estar perfectamente cómodo. Es posible que necesite trabajar en la mesa de su cocina en lugar de tener una oficina privada. Es posible que deba usar un taburete en lugar de la elegante silla giratoria que le proporcionó su empresa.

Incluso si no es lo ideal, hay formas en que puede subir de nivel su espacio de trabajo para aumentar su comodidad y productividad. Por lo menos, asegúrese de priorizar su comodidad física.

Aquí hay algunos consejos:

  • ¿Problemas de espalda? Intenta colocar una almohada debajo de tu trasero, utilizándola como soporte lumbar en la zona lumbar o colocando un escritorio improvisado para que no te quedes sentado todo el día.
  • Problemas de cuello? Si le duele el cuello al mirar hacia abajo, intente sostener su computadora portátil en algunos libros o comprar un stand barato
  • Limpia tu espacio. Despeje su escritorio o mesa para que no haya distracciones inmediatas. Te sorprenderá lo mucho que esto puede ayudar.

4 mejores herramientas para trabajadores remotos

Si trabaja para una empresa, lo más probable es que ya hayan sentado algunas bases para las herramientas que usted y su equipo utilizarán. En algunos casos, estas herramientas son solo una extensión de lo que usó en la oficina.

Pero si usted es responsable de administrar un equipo o simplemente desea ser más eficiente con las personas o los clientes con los que trata regularmente, consulte estas increíbles herramientas que realmente pueden marcar la diferencia en su día a día. vida del día

1. Herramientas de videoconferencia

Si tuvo reuniones periódicas en persona, podría ser difícil dejar de hacerlo. Es por eso que tanta gente está utilizando herramientas de videoconferencia. Se encuentran entre las mejores herramientas de colaboración para equipos remotos, ayudándole a mantener ese sentido de cooperación y colaboración incluso desde sus propios hogares.

Además, la mayoría de las herramientas de videoconferencia incluyen funciones prácticas como el uso compartido de pantalla, que le permite mostrar fácilmente a otros lo que hay en su pantalla para recorrer presentaciones o listas de tareas. Otras características incluyen grabación de video para enviar después de llamadas, así como integraciones con su calendario. Algunas herramientas como Enfocar incluso tiene fondos virtuales si el espacio de trabajo de su hogar no es ideal.

Otras herramientas populares de videoconferencia incluyen:

2. Herramientas de chat

Las mejores prácticas de trabajo remoto dicen que desconfíe de las llamadas innecesarias. Es por eso que tener un chat en tiempo real es una de las mejores herramientas de colaboración para equipos remotos: aún puede manejar los problemas a medida que surgen, pero sin interrumpir la concentración o el horario del otro.

Las herramientas de chat también ayudan a garantizar que un problema de cinco minutos no se convierta en una llamada de 20 minutos, lo que probablemente haya experimentado antes.

Aquí hay algunas herramientas de chat populares y probadas:

 

Consejo profesional: si bien estas herramientas pueden ser una verdadera bendición, tenga cuidado con el punto en que pueden convertirse en una maldición. Algunas personas son unicornios mágicos que nunca se distraen cuando intentan hablar con ellos todo el día mientras están en la zona. La mayoría de las personas no pueden relacionarse con esto.

Verifique si su herramienta de elección tiene la funcionalidad “No molestar” que desactiva la capacidad de su equipo de molestarlo durante todo el día. Verán que no estás disponible y podrás recibir esos mensajes y volver a escucharlos cuando te convenga.

Todos ganan.

3. Herramientas de gestión de proyectos.

Si el trabajo remoto desde casa significa que debe cambiar la forma en que administra las tareas y los proyectos, es absolutamente fundamental asegurarse de que todo se mantenga organizado y que todos sean responsables de su parte. De lo contrario, prácticamente está pidiendo que se olviden las tareas importantes.

Así es como las herramientas de gestión de proyectos salvan el día. Le permiten dividir grandes proyectos en los bloques de construcción más pequeños posibles y asignarlos a los miembros del equipo con fechas de vencimiento y todas las notas que necesitan.

 

Si bien existen algunas herramientas de administración de proyectos difíciles (piense en herramientas destinadas a corporaciones internacionales), no siempre son necesarias para hacer el trabajo.

Aquí hay algunas herramientas de gestión de proyectos “iniciales” para explorar:

4. Rastreadores de tiempo

Si bien nuestros artículos anteriores mostraron algunas de las mejores herramientas de colaboración para equipos remotos, los rastreadores de tiempo son realmente para su propio beneficio (¡o algo que puede compartir con otros para su propio beneficio!).

Estas herramientas pueden ser una gran ayuda para mantenerse productivo, especialmente cuando todavía está aprendiendo a hacer malabarismos con un millón de otras cosas en su vida personal además de navegar en el trabajo. Puede comenzar poco a poco con un temporizador simple, o usar una herramienta más detallada que puede registrar el tiempo para diferentes proyectos o rastrear la producción de todo un equipo.

Uno de mis consejos simples favoritos para trabajar de forma remota es configurar un temporizador en incrementos de 30 minutos y tomar descansos de cinco o 10 minutos. Al dividir un largo día en trozos más pequeños y más digeribles, puedo concentrarme con el láser en la tarea en lugar de tratar de meter los dedos de los pies en demasiadas cosas a la vez. (O iniciar sesión en Facebook para desplazarse sin pensar por mi feed).

Aquí hay algunas herramientas de seguimiento del tiempo para individuos y grupos:

Aprender a trabajar de forma remota se trata de paciencia

Como probablemente ya haya descubierto, el trabajo remoto desde casa es una bestia completamente diferente de lo que la mayoría de nosotros estamos acostumbrados. Si te sientes abrumado, frustrado o agotado tratando de encontrar tu propio ritmo, solo recuerda que tu experiencia es completamente normal.

El elemento más importante de la fórmula es el tiempo: solo debe seguir intentándolo hasta que encuentre las pautas, los procesos y las herramientas que funcionen mejor para usted y su equipo.

Y si sientes que no estás siendo tan productivo o eficiente como creías que lo serías ahora, ¡eso también es normal! No es fácil ser lanzado al mundo de trabajar de forma remota, especialmente si tienes una gran lista de cosas personales que cuidar además de todo.

A medida que escriba sus tareas diarias, asegúrese de agregar “cortarme un poco de holgura” a su lista. ¡Buena suerte!

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